Votre office ne croule plus sous les appels. Vos clients, eux, ont toujours quelqu'un au bout du fil.
Une vente, une succession, une donation : vos dossiers durent des mois, et chacun génère son flot d'appels — pendant que notaires et clercs sont en rendez-vous de signature. Call and Co prend les appels de votre office, oriente chaque appelant vers le bon collaborateur, absorbe les appels de suivi et gère vos rendez-vous — par l'humain, par notre IA Helpie, ou les deux.
Un office notarial est submergé d'appels — dont une large part de demandes de suivi sur des dossiers longs — pendant que notaires et clercs sont en rendez-vous de signature. Le téléphone sonne dans le vide, l'équipe est interrompue dans la rédaction des actes, et le client reste sans réponse au moment où son projet compte le plus.
La cause est structurelle : vos dossiers durent. Une vente se déroule sur deux à trois mois, une succession sur six mois à plusieurs années — et chaque semaine d'attente nourrit le même appel : « où en est mon compromis ? où en est ma succession ? ». Multiplié par le nombre de dossiers ouverts, ce flot d'appels de suivi occupe l'accueil et interrompt sans cesse les collaborateurs.
Déléguer votre standard ne vous coupe pas de vos clients. Bien fait, c'est l'inverse : libérer l'équipe pour les actes et les rendez-vous, tout en soignant chaque appelant. C'est là que se joue l'image de votre étude — sérieuse, humaine, joignable.
Call and Co répond aux appels entrants de votre office — tout le standard, ou seulement le débordement aux heures de pointe. À chaque appel, nous accueillons l'interlocuteur, identifions sa demande, le transférons vers le bon collaborateur ou prenons un message qualifié — sans jamais accéder à vos dossiers.
Nous prenons l'ensemble du flux d'appels, accueillons et orientons chaque appelant. C'est le choix de l'office O.B.A Notaires, qui nous confie son standard : accueil, transfert d'appels, prise de message et gestion des rendez-vous.
Vous gardez votre propre accueil et nous confiez les pics, les créneaux de signature et les absences. Aucun appel ne sonne dans le vide, votre équipe n'est plus interrompue. La même logique que d'externaliser son standard, au rythme que vous choisissez.
Quand votre collaborateur rappelle, il sait déjà l'essentiel : qui a appelé, pour quel dossier, à quel titre, avec quelle urgence et quelles coordonnées. Un contact exploitable d'un coup d'œil, qui rend le rappel utile et l'appelant considéré.
Nous accueillons, orientons et transmettons. Nous ne donnons aucun conseil juridique et ne communiquons pas l'état d'avancement d'un dossier à la place du clerc. Notre rôle s'arrête à l'accueil et à l'orientation — le fond reste entre vos mains.
Tout le standard, ou seulement le débordement aux heures de pointe ? Configurez votre offre ou décrivez-nous le fonctionnement de votre office.
Dans une étude, chaque dossier a son collaborateur — et rassemble de nombreux interlocuteurs. Au décroché, nous identifions le dossier concerné (vente, succession, donation), la partie qui appelle — acheteur, vendeur, agent immobilier, banque, autre notaire — et l'orientons vers le clerc en charge, ou prenons un message qualifié pour lui.
Un office est organisé par dossier et par collaborateur : clerc rédacteur, formaliste, négociateur immobilier, comptable-taxe. Et autour d'un même dossier de vente gravitent l'acheteur, le vendeur, l'agent immobilier, la banque ou le courtier, le notaire de l'autre partie, le diagnostiqueur, le syndic. Notre accueil fait ce tri au décroché : quel dossier, qui appelle, à quel titre, nouvelle demande ou dossier en cours — un temps précieux rendu à l'étude.
Les appels de suivi — « où en est ma vente ? où en est ma succession ? » — sont accueillis avec la même attention : nous rassurons l'appelant, prenons sa demande et la transmettons au collaborateur en charge, sans accéder au dossier ni nous substituer au clerc. Votre équipe rappelle en connaissance de cause ; l'appelant, lui, a été écouté.
Le scénario d'un appel bien routé
Un appelant parmi le flot du jour : client, agent immobilier, banque, confrère…
Vente, succession, donation : le dossier concerné est identifié.
Qui appelle, à quel titre — et nouvelle demande ou dossier en cours.
Transfert au clerc en charge, ou message qualifié — et l'appelant rassuré.
Un notaire conseille les deux parties d'un même acte. Sur un dossier de vente, l'acheteur comme le vendeur peuvent appeler la même étude : nous les accueillons avec la même attention et la même impartialité, sans jamais prendre parti. Votre accueil reste à l'image de votre charge — neutre, rigoureux, au service de chacun.
Le secret professionnel et la protection des données patrimoniales sont au cœur de votre métier. Nos Call'Assistant(e)s accueillent vos appelants sans accéder à vos dossiers : ils orientent, filtrent et prennent message. Vos appels sont traités dans le respect du RGPD, avec des mesures adaptées et un délégué à la protection des données joignable.
Montants, héritages, situations familiales : les appels d'une étude touchent à l'intime et au patrimoine. Nos Call'Assistant(e)s sont formés à la discrétion, et la confidentialité guide chacun de nos échanges. Les offices qui souhaitent le détail de nos engagements le retrouvent sur notre politique de confidentialité.
Derrière chaque appel à un notaire, il y a un projet ou un moment important — un achat, une succession, une donation. Vos appelants tombent sur quelqu'un de disponible, calme et attentif, au moment précis où ils en ont besoin. Déléguer votre accueil renforce l'image de votre office : sérieux, humain, joignable.
Une succession est souvent un deuil : l'appel se reçoit avec tact, jamais expédié. Un achat immobilier est le projet d'une vie, chargé d'attente et de stress. Une donation, un contrat de mariage, un testament engagent la famille. À chacun de ces appels, l'accueil laisse une empreinte — c'est elle qui décide qu'on parlera de votre étude en bien. D'autres clients la racontent dans nos expériences clients.
Office notarial (anciennement office Dingreville). Nous assurons son standard au quotidien : accueil des appelants, transfert d'appels, prise de message et gestion des rendez-vous. Un accueil au diapason d'une étude — rigoureux, discret, attentif.
Avec l'application Call and Co, vous n'êtes plus interrompu en rendez-vous de signature par une sonnerie. Pendant l'appel, la Call'Assistant(e) vous envoie une notification indiquant qui appelle et l'objet. En quelques secondes et sans décrocher, vous choisissez : répondre, ne pas être dérangé, ou être rappelé.
Un acte authentique se signe en présence, et votre attention y est entière. Une notification se lit d'un coup d'œil, là où une sonnerie brise un rendez-vous. Vous gardez la main sur vos interruptions sans jamais perdre un appel important — et restez pleinement présent, face aux parties comme face à vos clients.
L'application transmet aussi vos disponibilités en temps réel (en signature, en rendez-vous, indisponible), un numéro favori pour les rappels et l'annuaire de l'office. Elle est incluse gratuitement dans toutes les offres, sur iOS et Android. Découvrir l'application →
Les appels d'une étude affluent par vagues — et parfois en dehors de vos horaires. Call and Co absorbe les pics, quand votre accueil sature, et reste joignable sur une amplitude horaire large : en journée, mais aussi le soir ou le samedi si votre activité le demande.
Beaucoup de vos clients appellent quand ils le peuvent : à la pause déjeuner, après le travail. Vous fixez la plage qui vous convient — un prolongement en soirée, le samedi matin — et elle reste indépendante de la solution choisie, humain, IA Helpie ou hybride. C'est, au fond, ce que beaucoup d'offices cherchent sous le nom de permanence téléphonique : la certitude que quelqu'un répond, même quand l'étude ne le peut pas. Et pour les organisations qui ont un besoin d'urgence structuré, avec protocole d'escalade, notre astreinte téléphonique existe — la plupart des offices n'en ont simplement pas l'usage.
Vous composez l'accueil de votre office comme vous l'entendez. L'humain pour le tact et la considération de l'appelant, Helpie pour la performance et la disponibilité. Seul, l'autre, ou les deux en hybride.
Nos Call'Assistant(e)s répondent au nom de votre office, avec tact et rigueur, décroché garanti en moins de 15 secondes. Ils accueillent chaque appelant, identifient le dossier et orientent vers le bon collaborateur.
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Notre agent IA décroche instantanément si vous le souhaitez, répond aux questions courantes, qualifie et transfère si nécessaire. Un allié précieux face au volume d'appels d'une étude.
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Helpie capte le volume et les heures de pointe, les Call'Assistant(e)s prennent le relais sur les échanges où le tact fait la différence. Vous composez l'équilibre, nous supervisons.
En savoir plus →Décroché humain garanti en moins de 15 secondes — instantané avec Helpie —, taux de décroché supérieur à 98 %, au service des entreprises et des études depuis 1994.
Nous définissons ensemble le script et les consignes de votre office — qui gère quel dossier, quel clerc référent, les règles de routage et de confidentialité, la gestion de l'agenda. La mise en service s'adapte à votre organisation, du notaire individuel à l'office à plusieurs collaborateurs.
Vous nous décrivez votre étude : l'organisation par dossier et par collaborateur, les règles de routage et de confidentialité, les horaires et les consignes d'accueil.
Nous calons scripts, transferts, gestion de l'agenda et reporting, puis formons les Call'Assistant(e)s ou paramétrons Helpie — le tout intégré à vos outils.
Votre ligne est transférée. Les appels sont accueillis, routés vers le bon collaborateur et consignés, avec un reporting qui vous laisse la main.
Vous voulez juger l'accueil que vivront vos clients ? Le plus simple est de l'entendre. Appelez notre standard : vous saurez tout de suite l'empreinte que votre office laissera. Vous préférez l'écrit ? Écrivez-nous, on revient vers vous rapidement.
Des offices notariaux et cabinets jusqu'aux entreprises de toutes tailles, nombreux sont ceux qui nous confient leur accueil téléphonique. Voici leurs avis Google, en temps réel.
Nos Call'Assistant(e)s accueillent, orientent et prennent message sans jamais accéder à vos dossiers. Nous ne donnons aucun conseil juridique et ne communiquons aucune information patrimoniale. Vos appels sont traités dans le respect du RGPD, avec des mesures techniques et organisationnelles adaptées et un délégué à la protection des données joignable.
Oui, dans le sens que vous attendez : une équipe qui répond à la place de votre office quand tout le monde est en rendez-vous. C'est ce que nous appelons l'accueil téléphonique, ou la gestion des appels : nous prenons vos appels entrants, accueillons l'appelant, identifions le dossier concerné et vous transmettons un message exploitable — sur les plages que vous définissez.
Oui, c'est le cœur de notre accueil pour les études. Selon vos consignes, nous identifions le dossier concerné et la partie qui appelle, puis transférons vers le clerc rédacteur, le formaliste, le négociateur ou le comptable-taxe en charge — ou prenons un message qualifié si la personne est indisponible.
Oui. Nous accueillons ces appels, rassurons l'appelant et transmettons sa demande au collaborateur en charge — sans accéder au dossier ni communiquer d'état d'avancement à sa place. Votre équipe rappelle en connaissance de cause, et l'appelant, lui, a été écouté au lieu de tomber sur un répondeur.
Oui. Nous proposons et calons des rendez-vous selon vos règles, directement dans votre agenda ou votre logiciel de gestion d'étude. L'office O.B.A Notaires nous confie ainsi son standard et la gestion de ses rendez-vous : chaque appel utile devient un créneau posé, sans que l'équipe ait à décrocher. C'est tout l'objet de notre prise de rendez-vous téléphonique.
Oui, c'est même le cœur du service. Pendant les rendez-vous de signature et les rendez-vous clients, nous prenons vos appels en votre nom. Avec l'application Call and Co, vous recevez une notification indiquant qui appelle et pourquoi, et décidez sans décrocher : répondre, ne pas être dérangé, ou être rappelé.
Les deux. Vous pouvez nous confier tout le standard de votre office, ou seulement une partie : le débordement aux heures de pointe, les créneaux de signature, le soir. Votre équipe traite ce qu'elle souhaite, nous prenons le relais selon les règles que vous définissez.
Le tarif dépend du volume d'appels et du périmètre confié : tout le standard ou le seul débordement, plages horaires, gestion d'agenda. Nos offres existent avec ou sans engagement. Le plus simple est de configurer votre offre sur notre page tarifs ou de nous décrire le fonctionnement de votre office.
